FG: Führung und Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

bisher werden elektronische Fahrtenbücher seitens der Finanzverwaltung nicht offiziell anerkannt. Nun hatte das FG Niedersachsen Gelegenheit, sich mit der ordnungsgemäßen Führung und der anschließenden Frage der Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs zu beschäftigen (FG Niedersachsen vom 23.1.2019, 3 K 107/18, EFG 2019, 875, rkr.; Nichtzulassungsbeschwerde: BFH Az. VI B 25/19). Die Ergebnisse des Niedersächsischen FG überzeugen in Abstimmung mit der bereits ergangenen BFH-Rechtsprechung und Arbeitsanweisungen der Finanzverwaltung für Fahrtenbücher, welche in Papierform zeitnah und händisch geführt werden.


Sachverhalt:
Dem Arbeitnehmer wurde ein geleaster Dienstwagen auch zur privaten (Mit-)Nutzung überlassen. Für diesen Dienstwagen erwarb der Arbeitgeber eine sog. Telematiklösung mit der Funktion „Elektronisches Fahrtenbuch“. Die Hardware wurde auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker des Fahrzeugs aufgesteckt und verfügte über einen GPS-Empfänger. Danach wurden die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung des elektronischen Fahrtenbuchs gespeichert. Über einen Online-Zugang konnte der Arbeitnehmer unter Verwendung der entsprechenden Software dort Fahrzeuge anlegen und der aufgezeichneten Fahrt jeweils ein Fahrzeug zuordnen. Diese Zuordnungen blieben zunächst frei editierbar, konnten später jedoch abgeschlossen werden und waren danach nicht mehr veränderbar. Dazu musste der tatsächliche Kilometerstand des Fahrzeuges eingegeben werden. Die Software verglich dann den rechnerisch aus den GPS-Daten ermittelten Kilometerstand mit den tatsächlichen und erfassten Abweichungen von mehr als 5 % als zusätzliche Privatfahrt. Differenzen konnten sich durch den Ausfall des Gerätes, das manuelle Abschalten oder Herausziehen des Steckmoduls oder dessen Herausrutschen aufgrund von Erschütterungen ergeben. Das sodann ergänzte Fahrtenbuch konnte dann in eine nicht veränderbare PDF-Datei exportiert werden.


Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung wurde dieses elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt und zur Abgeltung der Privatnutzung die 1%-Methode angewandt, da das Fahrtenbuch erhebliche Mängel aufwies. Der im Fahrtenbuch ausgewiesene Kilometerstand stimmte beispielsweise nicht mit den in Werkstattrechnungen ausgewiesenen Kilometerständen überein. Zudem gab es weitere Differenzen. Des Weiteren wurde trotz Fahrzeugwechsel ein fortgeschriebener Gesamt-Kilometerstand ausgewiesen.

Das Niedersächsische FG weist zu Beginn darauf hin, dass der Begriff des „ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs“ gesetzlich nicht definiert ist. Die BFH-Rechtsprechung habe diesen aber insoweit präzisiert, als durch das Fahrtenbuch eine mit vertretbarem Aufwand überprüfbare hinreichende Gewähr für die Richtigkeit der angegebenen Daten gewährleistet sein müsse (BFH vom 15.2.2017, VI R 50/15, BFH/NV 2017, 1155, m. w. N.).

  1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.
  2. Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen.
  3. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf eine einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.
  4. Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamt-Kilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.
  5. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamt-Kilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
  6. Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden.
  7. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamt-Kilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
  8. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zu Gunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Hinweis:

Weisen die (elektronischen) Fahrtenbücher inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangabe in Frage stellen (BFH vom 16.3.2006, VI R 87/04, BStBl. II 2006, 625). Kleinere formelle Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs möglich ist.


Lösung:
Das vom Arbeitnehmer geführte elektronische Fahrtenbuch habe diese Anforderung an ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ deshalb nicht erfüllt, weil beispielsweise die Zuordnung der Farbzwecke teilweise nicht mit den GPS-Daten übereinstimmten. Auch sei ein zwischenzeitlicher Fahrzeugwechsel nicht ordnungsgemäß dokumentiert worden und trotz des neuen Fahrzeugs der alte Kilometerstand fortgeschrieben worden. Außerdem ließen sich Differenzen hinsichtlich der Kilometerstände nicht aufklären. Zudem sei der von der Software vorgesehene regelmäßige Abschluss nicht zeitnah und ordnungsgemäß durchgeführt worden. Insgesamt – so das Niedersächsische FG – seien die vorgelegten Fahrtenbücher zu verwerfen. Die private (Mit-)Nutzung ist nach der sog. 1%-Regelung zu bewerten.


Hinweis:

Das Niedersächsische FG lässt in diesem Zusammenhang dahinstehen, ob eine Telematiklösung mit der Funktion „Elektronisches Fahrtenbuch“, die eine nachträgliche Bearbeitung der Daten nach mehreren Jahren zulässt, die Nacherfassung oder Änderung von Fahrzeugdaten zulässt und die die Bildung von sog. „Perioden“ zur Sicherung der Daten vor Veränderung für Zeiträume von bis zu einem Jahr ermöglicht, sich überhaupt als elektronisches Fahrtenbuch eignen kann. Unseres Erachtens ist dem Niedersächsischen FG mit seinem Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit zuzustimmen. Der BFH fordert seit Jahren, dass die zeitnahen Aufzeichnungen innerhalb von sieben Tagen erfolgen und unverändert dokumentiert werden müssen. Nachträgliche Änderungen zur Fehlerbeseitigung sind zulässig, aber müssen sowohl den ursprünglichen Fehler als auch die Berichtigung erkennbar halten lassen.


Anmerkung:
Auch bei „elektronischen Fahrtenbüchern“ ist es empfehlenswert, dem Mandanten anzuraten, sich intensiver mit den Voraussetzungen der Anerkennung auseinanderzusetzen, ob das vorliegende Modell der Telematiklösung diesen Vorgaben der ständigen BFH-Rechtsprechung entspricht.

 

Ihr Team zeitstaerken.de

StB Jürgen Hegemann / StBin Tanja Hegemann