Verfahrensdokumentation - EÜR‘ler

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

im finanzamtlichen GoBD-Anwendungserlass (AEGoBD) sind allgemeine Ausführungen zur erforderlichen Verfahrensdokumentation (siehe unten) ausgeführt. Der AEGoBD geht aber auch selber auf eine Erleichterungsbeschränkung ein:
„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (AEGoBD, Rn. 155).“

In diesen Fällen ist es wohl nur notwendig, die Kassenführung, soweit elektronische Aufzeichnungsgeräte eingesetzt werden, zu dokumentieren. Aber hier sollte auf die sog. Säulen der GoBD geachtet werden. Diese sollten aus Gründen der Abwehrberatung bei jedem Mandanten mit elektronischen Hilfsmitteln umgesetzt werden.
Unseres Erachtens reicht es bei vielen EÜR‘lern aus, die Säulen der GoBD abzustimmen und aufzuzeichnen:

  1. Akzeptanz der elektronischen Aufzeichnungsgeräte (im Sinne der sog. 2. Kassenrichtlinie; BMF-Schreiben vom 26.11.2010, IV A 4 - S 0316/08/10004-07, BStBl. I 2010, 1342)
  2. ordnungsgemäße Datenverwaltung nach Berichtigungen („Löschsperre“, „Überschreibungsschutz“)
  3. extern aufbewahrte Datensicherung
  4. „kleine“ Verfahrensdokumentation

 

Wir haben Ihnen zur Abstimmung zwei Mustervorlagen vorbereitet:

 

Für die zukünftigen Kassen-Nachschauen sollten folgende Unterlagen in Papierform, auf Bild- oder Datenträger im Sinne einer Verlaufsdokumentation vorgehalten werden (BFH vom 23.2018, X B 65/17, BFH/NV 2018, 517)

  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • Programmierprotokolle (der letzten zehn Jahre)

Hinweis:

Die Verfahrensdokumentation wird finanzamtlich wie nachstehend umschrieben (AEGoBD,
Rn. 151 ff).


Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der (1) Inhalt, (2) Aufbau, (3) Ablauf und (4) Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion (AEGoBD, Rn. 154).

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (AEGoBD, Rn. 153).

 

Ihr Team zeitstaerken.de
StB Jürgen Hegemann / StBin Tanja Hegemann